4.ビジネス社外文書
◆社外文書は礼儀を重んじる
社外文書には、社外へ送る業務文書と、社長就任や社屋移転などを知らせる社交文書の二通りが存在します。メールに添付して送る業務文書であっても、あいさつ文や丁寧な表現が求められます。
さらに、行頭には自分や組織を表す名前や言葉、行末には相手や組織を表す名前や言葉がこないように配慮しましょう。
社外文書に必要な項目とレイアウトのポイントは、次のとおりです。
| ① 文書番号 → 文書の連番 ② 発信日付 → 西暦・元号から書く ③ 受信者名 → あて先（会社名、名前を略さない) ④ 発信者名 → 発信者（会社名、名前を略さない） ⑤ 件名 → 丁寧かつ内容が伝わるタイトルをつける ⑥ あいさつ → 頭語＋時候のあいさつ ⑦ 本文 → １字下げて始め、最後は結語を入れる ⑧ 記＋記書き → 大切な項目は記書きや箇条書きにする ⑨ 以上 → 締めくくりの言葉として入れる ⑩ 担当者名 → 必要であれば記す |
社外文書（横書き）の基本レイアウト
◆社外文書作成のポイント
業務文書は、左記の例のように独特の言い回しや定型表現を使い、ムダのない文書作成を心がけます。一方、社交文書は、儀礼的な要素が強いものですが、人間関係を継続、また円滑にしていくために必要なものでもあります。年賀状なども社交文書の一つです。
社交文書を作成する際のポイントは次のとおりです。
| ・縦書きが一般的だが、最近では横書きも増加している ・漏れのないよう、一斉に、タイミングよく送る ・句読点をつけない文もある（よいことを止めないという説があり） ・格式高い文面にする（「拝啓」より「謹啓」が多い） ・日ごろの感謝と今後の支援を文面に入れる |
業務文書の例
社交文書の例（縦書き） ※横書き文書と縦書き文書のレイアウトは異なります
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