文書の過去の版を表示しています。
3.ビジネス社内文書
◆読みやすいレイアウトを心がける
最近では、報告書、議事録、稟議書などはフォーマットに記入し、メール添付で送ることが多くなっています。「お知らせ」のための通達文書についても、過去のデータを見本に作成すればよいのですが、レイアウトがきれいだと、読みやすい、理解しやすいといった相手の視点に立った場合のプラスアルファがあります。
社内向けのビジネス文書に必要な項目とレイアウトのポイントは、次のとおりです。
| ① 文書番号 → 文書の連番 ② 発信日付 → 西暦・元号から書く ③ 受信者名 → あて先（役職名のみでもOK） ※２名以上（複数）に送る場合のあて先は「各位」を使う ④ 発信者名 → 発信者（役職名のみでもOK） ⑤ 件名 → わかりやすいタイトルを心がける ⑥ 本文 → １字下げて始め、「です・ます調」で簡潔に ⑦ 記＋記書き → 大切な項目は記書きや箇条書きにする ⑧ 以上 → 締めくくりの言葉として入れる ⑨ 担当者名 → 必要であれば記す |
社内文書の基本レイアウト
◆社内文書作成のポイント
社内文書はシンプルに作成するのがコツです。多くの情報を盛り込まず、敬語も最小限で作成します。さらに、あいさつ表現も必要ありませんので、書き出しは１字下げて、
「下記のとおり健康診断を実施します……」
「このたび、防災訓練を行うことになりました……」
などのように、本文から始めます。
社内文書の例
報告書の例
