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1.電子メールの基本ルール
◆ワークスタイルの変化
驚くほどの速さで、電子メール（以下メール）は生活になくてはならないコミュニケーションツールとなりました。昨今は手軽な分、何でもメールで送ってしまう風潮がありますが、ビジネスシーンにおいては、メリット・デメリットを理解しての使い分けが必要です。また、メールのマナーは発展途上だと言われています。
基本的なマナーをしっかり守りつつ、上手に利用して仕事を効率よく進めたいものです。相手を間違えて送信ボタンを押してしまったり、ファイルの添付を忘れてしまったりは多くの人が経験している失敗です。
ついルーティンになりがちですが、大きなトラブルになる前にしっかり確認を行い、受け取る側の気持ちになって文章を読み返してから送信しましょう。
メールのメリット・デメリット
| メリット | ・送受信に時間や場所の拘束が少ない ・複数の人に一斉配信が可能 ・過去のやり取りを書類やメモにして保管する場所が不要 ・検索機能が使える ・電話より緊張感が少ない |
|---|---|
| デメリット | ・誤送信のリスクがある ・簡易な文章のため、誤解が生じやすい ・転送や二次利用が可能で、機密性がない ・電話と異なり、相手が読んでいるかが不明 ・一方通行になりがち |
◆メールのレイアウト
メールは紙文書より扱いが簡易な分、それほど細かいルールがあるわけではありませんが、特徴に適したレイアウトは存在します。注意点は次のとおりです。
| 1. あて名（相手の名前）は最初に、送信者（自分の名前）は最後に書く 2.１行全部を埋めず、適宜改行して読みやすくする 3. 話が変わる箇所で行間を空ける 4. 行頭は揃え、文字の1字下げなどは不要（相手の機種によっては文字のズレが生じるため） 5. 半角カタカナやコピーした文書は文字化けしやすいので、注意する 6. 署名はすっきりしたものが好まれる |
送信メールの例
【あて先・件名のポイント】
- CC＝Carbon copyの略。情報共有や参考にしてほしい相手に送る際に使い、全員にアドレスが表示される。差出人だけに返信するつもりが「全員返信」でCCの相手にも届いてしまうなどのミスが起こることもあるので注意が必要
- BCC＝Blind carbon copyの略。ほかの受信者にはアドレスが表示されない。互いに面識がない人に一斉送信する際などに使う
- 件名:メール内容が件名でわかるように作成する
