• 第3章　メールとビジネス文書
  • 1.電子メールの基本ルール
  • 2.ビジネスメールのマナー
  • 3.ビジネス社内文書
  • 4.ビジネス社外文書
  • 5.社外文書の慣用表現
  • 「メールとビジネス文書」のチェックリスト

　驚くほどの速さで、電子メール（以下メール）は生活になくてはならないコミュニケーションツールとなりました。昨今は手軽な分、何でもメールで送ってしまう風潮がありますが、ビジネスシーンにおいては、メリット・デメリットを理解しての使い分けが必要です。また、メールのマナーは発展途上だと言われています。

　基本的なマナーをしっかり守りつつ、上手に利用して仕事を効率よく進めたいものです。相手を間違えて送信ボタンを押してしまったり、ファイルの添付を忘れてしまったりは多くの人が経験している失敗です。
　ついルーティンになりがちですが、大きなトラブルになる前にしっかり確認を行い、受け取る側の気持ちになって文章を読み返してから送信しましょう。

メールのメリット・デメリット

　メールは紙文書より扱いが簡易な分、それほど細かいルールがあるわけではありませんが、特徴に適したレイアウトは存在します。注意点は次のとおりです。

送信メールの例

【あて先・件名のポイント】

• CC＝Carbon copyの略。情報共有や参考にしてほしい相手に送る際に使い、全員にアドレスが表示される。差出人だけに返信するつもりが「全員返信」でCCの相手にも届いてしまうなどのミスが起こることもあるので注意が必要
• BCC＝Blind carbon copyの略。ほかの受信者にはアドレスが表示されない。互いに面識がない人に一斉送信する際などに使う
• 件名:メール内容が件名でわかるように作成する

• (１)内容がわかる件名を入れる（15文字程度）
  • 　多くのメールが入ってくる場合、件名から優先度を判断する人もいます。重要なメールや再送などは、それがわかるように件名に盛り込むのも気遣いです。

• (２)「！」や「？」マークの多用はＮＧ
  • 　「！」マークや「？」マークは文章がカジュアルになってしまい、違和感を覚える人もいます。
  • 　ビジネスメールでの多用は控えたほうがよいでしょう。

• (３)絵文字や顔文字は使わない
  • 　プライベートのメールなら、「しっかりしてください(^^)」のように笑顔の顔文字を入れることで「そんなに怒っていなさそうだ」と相手を安心させる効果がありますが、残念ながらビジネスでの顔文字の使用はＮＧです。
  • 　複雑なやり取りやお詫びなどは、相手に伝わる丁寧な表現を心がけ、メールを送ったあとは電話でフォローするなどしてトラブルにつながらないようにしましょう。

　ビジネスメールには定型表現があります。これを上手に使い、次ページの図表のような言い回しを入れれば、簡易なメールでも心遣いが伝わります。
　「気遣い」や「まとめ」の文言は、紙文書でもよく使われるものです。また「拝啓－－敬具」の頭語や結語、「○○の候、貴社ますます……」のような時候のあいさつは基本的に省きます。

≪開封通知≫ 　開封通知は、送ったメールを相手が開いたかどうかがわかる機能ですが、あまり評判はよくありません。重要な場合は電話で確認したり、「ご確認いただきましたら、お手数ですがご返信いただけますと助かります」などの一文を添えたりすることでカバーできます。

≪パスワード機能≫
　メールは郵便と同じです。セキュリティ上、個人情報など重要な添付ファイルには、パスワードをつけて送るとよいでしょう。
　パスワードは、「別メールにてお知らせいたします」、「続いてパスワードをお送りいたしますので、ご確認ください」などとメールを分けて伝えます。

≪一般的なメールの流れ≫

≪一目置かれる言い回し≫

　最近では、報告書、議事録、稟議書などはフォーマットに記入し、メール添付で送ることが多くなっています。「お知らせ」のための通達文書についても、過去のデータを見本に作成すればよいのですが、レイアウトがきれいだと、読みやすい、理解しやすいといった相手の視点に立った場合のプラスアルファがあります。
　社内向けのビジネス文書に必要な項目とレイアウトのポイントは、次のとおりです。

社内文書の基本レイアウト

　社内文書はシンプルに作成するのがコツです。多くの情報を盛り込まず、敬語も最小限で作成します。さらに、あいさつ表現も必要ありませんので、書き出しは１字下げて、
　「下記のとおり健康診断を実施します……」
　「このたび、防災訓練を行うことになりました……」
　などのように、本文から始めます。

社内文書の例

報告書の例

　社外文書には、社外へ送る業務文書と、社長就任や社屋移転などを知らせる社交文書の二通りが存在します。メールに添付して送る業務文書であっても、あいさつ文や丁寧な表現が求められます。
　さらに、行頭には自分や組織を表す名前や言葉、行末には相手や組織を表す名前や言葉がこないように配慮しましょう。

　社外文書に必要な項目とレイアウトのポイントは、次のとおりです。

社外文書（横書き）の基本レイアウト

　業務文書は、左記の例のように独特の言い回しや定型表現を使い、ムダのない文書作成を心がけます。一方、社交文書は、儀礼的な要素が強いものですが、人間関係を継続、また円滑にしていくために必要なものでもあります。年賀状なども社交文書の一つです。

　社交文書を作成する際のポイントは次のとおりです。

業務文書の例

社交文書の例（縦書き）　※横書き文書と縦書き文書のレイアウトは異なります

　頭語とは、手紙の冒頭に書く「こんにちは」などのあいさつに当たる言葉です。
　結語も同様で、最後を締めくくる「さようなら」に当たる言葉で、頭語と結語は対応する組み合わせが存在します。

≪頭語≫

≪結語≫

≪頭語と結語≫

　3月でしたら「拝啓早春の候、貴社ますます……」などと始めますが、季節感が合わない地域もあるため、「○○の候」を省いたり、「時下ますます……」などを時候のあいさつに置き換えたりするのも一般的です。
　※ 時下は「このごろ」「現在」などを意味します。

安否を尋ねる言葉

時候のあいさつ例

慣用表現