第3章 メールとビジネス文書

1.電子メールの基本ルール

 驚くほどの速さで、電子メール(以下メール)は生活になくてはならないコミュニケーションツールとなりました。昨今は手軽な分、何でもメールで送ってしまう風潮がありますが、ビジネスシーンにおいては、メリット・デメリットを理解しての使い分けが必要です。また、メールのマナーは発展途上だと言われています。

 基本的なマナーをしっかり守りつつ、上手に利用して仕事を効率よく進めたいものです。相手を間違えて送信ボタンを押してしまったり、ファイルの添付を忘れてしまったりは多くの人が経験している失敗です。
 ついルーティンになりがちですが、大きなトラブルになる前にしっかり確認を行い、受け取る側の気持ちになって文章を読み返してから送信しましょう。

2.ビジネスメールのマナー

 ビジネスメールには定型表現があります。これを上手に使い、次ページの図表のような言い回しを入れれば、簡易なメールでも心遣いが伝わります。
 「気遣い」や「まとめ」の文言は、紙文書でもよく使われるものです。また「拝啓--敬具」の頭語や結語、「○○の候、貴社ますます……」のような時候のあいさつは基本的に省きます。

3.ビジネス社内文書

 最近では、報告書、議事録、稟議書などはフォーマットに記入し、メール添付で送ることが多くなっています。「お知らせ」のための通達文書についても、過去のデータを見本に作成すればよいのですが、レイアウトがきれいだと、読みやすい、理解しやすいといった相手の視点に立った場合のプラスアルファがあります。
 社内向けのビジネス文書に必要な項目とレイアウトのポイントは、次のとおりです。

4.ビジネス社外文書

 社外文書には、社外へ送る業務文書と、社長就任や社屋移転などを知らせる社交文書の二通りが存在します。メールに添付して送る業務文書であっても、あいさつ文や丁寧な表現が求められます。
 さらに、行頭には自分や組織を表す名前や言葉、行末には相手や組織を表す名前や言葉がこないように配慮しましょう。

 社外文書に必要な項目とレイアウトのポイントは、次のとおりです。

5.社外文書の慣用表現

 頭語とは、手紙の冒頭に書く「こんにちは」などのあいさつに当たる言葉です。
 結語も同様で、最後を締めくくる「さようなら」に当たる言葉で、頭語と結語は対応する組み合わせが存在します。

主要目次

03manner/03manner_3.txt · 最終更新: by norimasa_kanno
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