2.電話のかけ方
◆電話をかける
新人にとって、「電話をかける」ということはとても緊張する仕事です。緊張や不安を和らげるコツは、やはり準備です。最初のうちは話す順序や内容などを書いた「台本」を作って、伝え忘れなどがないようにするのもよいでしょう。
必要な資料を手元に置いて話を進めれば、時間のロスも防ぐことができます。また、朝一番や月末などは、どの組織も忙しいときなので気遣いしたいものです。
急を要しない案件は、タイミングを考えて電話をかけることも相手への配慮です。
電話をかけるときの心構え
| せ（背） ……背筋を伸ばして話す（声が通る） め（目） ……別の仕事を目で追わない（電話に集中する） て（手） ……手にペンを持つ（メモを取る） あし（足）……両足をしっかり床に置く ふく（服）……服装も整える くせ（癖）……言葉のくせやひげ（あの～、え～など）に注意 |
電話をかける際の準備・心構えも、人と対話をするときのポイントと同じです。さらに、「目」は取り次ぐ相手に向けることもあります。
◆あいさつとクッション言葉が会話の流れをよくする
電話をかけるのが苦手な場合は、あいさつから始めるとスムーズです。さらに「恐れ入りますが」などのクッション言葉を入れることで丁寧さが増します。
| 例： 「おはようございます。私、○○会社、○○と申します。△△様はいらっしゃいますでしょうか」 「お世話になっております。○○会社の○○と申します。恐れ入りますが（お忙しいところ恐縮ですが）、△△様をお願いできますでしょうか」 |
慣れてくれば、「私、○○会社の○○と申します。いつもお世話になっております……」と名乗ったあとにあいさつをするという流れも自然にできるようになりますので安心してください。
◆相手が不在時の対応
電話をかけた相手が不在のことも多いですね。その場合は、あらためてかけ直すのが基本です。
もちろんケースバイケースですので、伝言をお願いすることもあります。いろいろな言い回しを覚えて使いましょう。
| 例： 「こちらからあらためてご連絡いたしますが、お戻りは何時ごろになりますでしょうか……」 「いつごろならご都合がよろしいでしょうか……」 「お手数ですが、○○の件で、伝言をお願いできますでしょうか」 「それではお戻りになりましたら、○○会社の○○までご連絡をいただけますでしょうか。電話番号を申し上げます……」 |
電話のかけ方の流れ
| 準備 | ・話す内容をまとめておく |
|---|---|
| ・メモや関係する資料を準備する | |
| ・相手の名前や役職を確認する（名刺など） | |
| ・番号を間違えずにかける | |
| あいさつ | ・会社名＋名前を名乗る |
| ・日ごろのお礼を伝える 例: 「いつもお世話になっております」 |
|
| 取次依頼 | ・相手の在否を確認する |
| ・取り次ぎを依頼する 例: 「恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますでしょうか」 「～～の件でご連絡いたしました」 |
|
| 用件 | ・（相手が出たら）あらためて名乗る＋日ごろのお礼 |
| ・簡潔に伝える＋大事なポイントは繰り返す | |
| あいさつ | ・お礼の言葉 例: 「お忙しい中、ありがとうございました。それではよろしくお願いいたします」 「○○様にもよろしくお伝えくださいませ。失礼いたします」 「ご丁寧にありがとうございました。大変助かりました」 |
≪プラスアルファの言葉を織り込む≫
| ・先日はご来社いただき、ありがとうございました ・ご連絡が遅くなり、申し訳ございません ・ただ今、お時間よろしいでしょうか ・少し長くなりますが、よろしいでしょうか |
※最初の名乗りを含めたあいさつや最後のあいさつは組織のルールがあればそれに従う
（例）11時までは「おはようございます」と電話に出る
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